Über das Unternehmen
In dieser verantwortungsvollen Position unterstützen Sie die Geschäftsführung als organisatorische und administrative Schlüsselfunktion. Mit Ihrem strukturierten Arbeitsstil sorgen Sie für reibungslose Abläufe und behalten auch in einem dynamischen Umfeld stets den Überblick.

Aufgaben

• Selbstständige Organisation und Steuerung des Geschäftsführerbüros einschließlich aller administrativen und koordinativen Aufgabenä
• Professionelles Termin-, Kalender- und Kommunikationsmanagement
• Bearbeitung der internen und externen Korrespondenz sowie Verwaltung des Posteingangs
• Ansprechpartner/in für Mitarbeitende, Geschäftspartner und externe Dienstleister
• Planung, Organisation und Nachbereitung nationaler und internationaler Meetings, Veranstaltungen und Geschäftsreisen
• Erstellung von Präsentationen, Berichten, Entscheidungsvorlagen und Protokollen
• Unterstützung bei gesellschaftsrechtlichen Themen sowie bei der Vorbereitung und Verwaltung von Gesellschafterbeschlüssen
• Pflege und Weiterentwicklung interner Richtlinien, Prozesse und Regelwerke
• Zusammenarbeit mit der Konzernrechtsabteilung sowie externen Rechtsberatern
• Verantwortung für das Reise- und Fuhrparkmanagement
• Unterstützung bei der Betreuung des Pension Trusts und weiterer administrativer Sonderthemen
• Pflege und Verwaltung von Verträgen sowie Unterstützung im Vertragsmanagement
• Mitarbeit in bereichsübergreifenden Projekten und Übernahme strategischer Sonderaufgaben für die Geschäftsführung

Profil

• Sie sind eine diskrete, serviceorientierte Persönlichkeit mit ausgeprägtem Organisationsgeschick und überzeugen durch Ihr professionelles Auftreten sowie Ihre Eigeninitiative.
• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein betriebswirtschaftliches Studium oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer anspruchsvollen Assistenzfunktion auf Management- oder Geschäftsführungsebene
• Idealerweise Kenntnisse im Gesellschaftsrecht sowie Erfahrung im Umgang mit Gesellschafterbeschlüssen
• Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeiten sowie eine strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise
• Hohe Diskretion, Vertrauenswürdigkeit und Verlässlichkeit im Umgang mit sensiblen Informationen
• Kommunikationsstärke, Souveränität und ein professionelles Auftreten gegenüber internen und externen Ansprechpartnern
• Selbstständige, lösungsorientierte und proaktive Arbeitsweise
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 und modernen digitalen Arbeitsmitteln

Benefits

• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Hoher Gestaltungsspielraum und vielfältige Einblicke in strategische Unternehmensentscheidungen
• Flexibles & hybrides Arbeiten
• Internationales Arbeitsumfeld mit abwechslungsreichen Themen
• Verantwortung über klassische Assistenzaufgaben hinaus, insbesondere in rechtlichen und organisatorischen Fragestellungen